Dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy może przysporzyć wiele stresu, w internecie popularne są takie hasła jak “kontrola pip z donosu”, “kontrola pip kary”, świadczą one o tym, że pracodawcy obawiają się nadzoru i kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy przez ten organ. Kiedy mamy do czynienia z zatrudnieniem osoby nie będącej obywatelem Unii Europejskiej to nie dość, że pracodawca musi zadbać o zgodność z przepisami prawa pracy to dodatkowo ma obowiązek zadbać o zgodność zatrudnienia z szerokim katalogiem przepisów regulujących zatrudnianie cudzoziemców. Wykrycie niezgodności w sprawach zatrudniania cudzoziemców może wiązać się z nałożeniem na przedsiębiorcę kar administracyjnych, a nawet odpowiedzialnością karną. Niemniej, stosując kilka prostych zasad można zabezpieczyć się przed negatywnymi konsekwencjami.
Państwowa Inspekcja Pracy – co kontroluje
Zgodnie z ustawą o PIP, inspekcja przede wszystkim będzie kontrolować przestrzegania przepisów prawa pracy, a w szczególności zasad BHP, legalności zatrudnienia oraz prawidłowego wykonywania zobowiązań wynikających ze stosunku pracy. Ustawodawca w tym zakresie podkreśla, że istotnymi kwestiami poruszanymi podczas kontroli będzie legalność zatrudnienia, innej pracy zarobkowej oraz wykonywania pracy przez cudzoziemców.
Kontrola z PIP bez zapowiedzi
Postępowanie kontrolne może rozpocząć się o każdej porze dnia i nocy bez uprzedniego zawiadomienia. Warunkiem rozpoczęcia kontroli u przedsiębiorcy przez inspektora PIP będzie okazanie legitymacji służbowej, a także upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie takie będzie zawierało szereg informacji w tym przedmiot kontroli oraz jej ramy czasowe. W sytuacjach wyjątkowych inspektor może rozpocząć kontrolę po okazaniu legitymacji służbowej, upoważnienie doręczając w przeciągu 7 dni od rozpoczęcia czynności. W praktyce kontrolerzy PIP mają w zwyczaju przeprowadzanie również kontroli zapowiedzianych gdzie informują o ramach czasowych i zakresie kontroli.
Kontrola PIP z donosu
Przedsiębiorcy obawiają się kontroli “z donosu” czyli skargi jaka może być wniesiona do inspekcji przez osobę podejrzewającą, że w danym miejscu pracy występują nieprawidłowości. PIP ma obowiązek rozpatrywać takie skargi na ogólnych zasadach sformułowanych w Konstytucji RP i KPA, zgodnie, z którymi skargi i wnioski mogą być składane do organizacji i instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej. Złożenie skargi powodować będzie wszczęcie postępowania, które nie oznacza, że od razu odbędzie się kontrola u zaskarżonego przedsiębiorcy. W takim przypadku inspektor PIP oceni posiadane dane i na ich podstawie określi czy kontrola będzie konieczna. Kodeks postępowania administracyjnego narzuca, że rozpatrzenie skargi powinno zająć nie więcej niż miesiąc.
Kontrola PIP jak wygląda?
Biorąc pod uwagę powyższe akapity kontrola z Państwowej Inspekcji Pracy będzie przebiegała następująco. Na skutek skargi lub innego podejrzenia o naruszeniu przepisów prawa inspektor PIP bądź inny uprawniony pracownik wszczyna postępowanie kontrolne. W toku postępowania, jeżeli kontrolowany jest przedsiębiorcą, badany będzie stan prawny i faktyczny, który może wskazywać na naruszenie przepisów. Czynności kontroli będą odbywały się w siedzibie kontrolowanego podmiotu, w innych miejscach wykonywania przez niego działalności, a także w miejscach przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych kontrolowanego. Niektóre z czynności, w razie potrzeby mogą być przeprowadzane w siedzibie jednostki PIP. Kontroler rozpoczynając czynności zawiadamia kontrolowanego o swojej obecności, chyba, że mogłoby to zniweczyć skutki kontroli. W trakcie kontroli obecni mogą być biegli i specjaliści. Kontrolowany ma obowiązek zapewnić inspektorowi PIP odpowiednie środki i warunki do przeprowadzenia kontroli. W trakcie czynności kontrolnych sporządzany jest protokół, który powinien zostać podpisany przez inspektora prowadzącego kontrolę oraz upoważnionego przedstawiciela kontrolowanego. W przeciągu 7 dni od przedłożenia protokołu można na piśmie zgłosić co do niego swoje zastrzeżenia, które inspektor PIP będzie musiał zbadać i ewentualnie uwzględnić. Odmowa podpisania protokołu nie zwalnia kontrolowanego z odpowiedzialności za stwierdzone naruszenia.
Kontrola PIP ile lat wstecz?
W przypadku kontroli legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców, przepisy są sformułowane w taki sposób, że główny nacisk kładzie się na weryfikację dokumentów osób aktualnie zatrudnionych. Biorąc pod uwagę powyższe kontrolerzy będą mogli skupić się na całym okresie zatrudnienia osób, które są na dany moment pracownikami, a także na osobach, już nie pracujących, których dokumentacja jest przechowywana w aktach.
Kontrola PIP co sprawdzają? Kontrola PIP jakie dokumenty?
Internauci poszukujący danych na temat postępowań kontrolnych są zainteresowani przedmiotem kontroli, jedną z najpopularniejszych fraz w internetowych wyszukiwarkach jest “kontrola PIP co sprawdzają” . Aby odpowiedzieć na to pytanie musimy wrócić do uprawnień kontrolujących. W czasie kontroli inspektorzy PIP będą mieli między innymi:
- prawo swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów kontrolowanego przedsiębiorcy;
- możliwość sprawdzenia tożsamości osób wykonujących pracę na terenie podmiotu kontrolowanego, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej;
- prawo do dokonywania oględzin miejsc pracy;
- możliwość przeglądania akt pracowniczych;
- możliwość zweryfikować dokumentację związaną z zatrudnianiem pracowników.
Kontrola PIP kary i skutki
Na skutek ustaleń poczynionych podczas kontroli kontrolujący może podjąć szereg działań jak wydanie decyzji, za pomocą, których zobowiązuje się przedsiębiorcę do przestrzegania przepisów prawa lub naprawy poprzednich naruszeń, kieruje wystąpienia i wydaje polecenia, wnosi powództwa, a także podejmuje inne działania, jeżeli prawo lub obowiązek ich podjęcia wynika z odrębnych przepisów. Kartami, jakie PIP może nałożyć na pracodawcę za naruszanie przepisów prawa związanych z zatrudnieniem cudzoziemców są:
- zobowiązanie do usunięcia stwierdzonych uchybień;
- poinformowanie innych służb (jak straż graniczna) o występujących uchybieniach;
- nałożenie mandatu na pracodawcę.
Co robić, aby kontrola PIP nie była wyzwaniem?
Do obowiązków pracodawcy należy każdorazowe sprawdzenie dokumentu uprawniającego do legalnego pobytu cudzoziemca, niebędącego obywatelem UE, na terytorium Polski, takimi dokumentami są wiza lub karta pobytu, obywatele niektórych krajów są uprawnieni do wjazdu na podstawie samego paszportu – wtedy należy sprawdzić pieczątkę wjazdową oraz to czy pobyt nie przekracza już 90 dni. Pracodawca musi również, przez cały okres zatrudnienia, przechowywać kopię dokumentu uprawniającego do legalnego pobytu cudzoziemca.
Pracodawca chcący zatrudnić cudzoziemca musi również dopilnować aby samo wykonywanie pracy przez cudzoziemca było legalne. Do legalnego wykonywania pracy przez cudzoziemca, poza legalnym pobytem, trzeba zapewnić jeszcze:
- posiadanie przez cudzoziemca zezwolenia na pracę lub udokumentowanie podleganiu przez niego pod jeden z wyjątków zwolnienia z obowiązku posiadania tego zezwolenia;
- dopełnienie wymogów prawa pracy oraz przepisów dotyczących powierzania pracy cudzoziemcom (np. wymóg pisemnego zawarcia umowy o pracę i przedstawienia jej tłumaczenia w zrozumiałym języku);
- zatrudnienie cudzoziemca na warunkach zgodnych z zezwoleniem na pracę.
Powyżej powołane informacje pozwalają nam przedstawić podstawowe zasady, jakimi należy kierować się zatrudniając cudzoziemców tak, aby być przygotowanym na każdą kontrolę.
- Pracodawca musi pilnować legalności pobytu cudzoziemca, przez cały czas zachowując kopię dokumentu pobytowego.
- Pracodawca musi współpracować z cudzoziemcem celem uzyskania zezwolenia na pracę lub jednolitego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę oraz monitorować legalność zatrudnienia przez cały czas obowiązywania umowy. Po uzyskaniu dokumentów zawsze zachowując ich kopie w aktach pracownika.
- W interesie pracodawcy leży pilnowanie terminu ważności dokumentów pracownika-cudzoziemca. Pomimo surowych konsekwencji jakie mogą być wymierzone wobec cudzoziemca, który nie wypełnia swoich obowiązków związanych z legalnym pobytem, niejednokrotnie zdarza się, że cudzoziemcy nie wiedzą jak przedłużyć swój legalny pobyt i pracę w Polsce. Pracodawca, który pilnuje terminów, przypomina o nich cudzoziemcom, a nawet zapewnia im wsparcie w procesach administracyjnych uniknie sytuacji gdzie będzie musiał rozwiązać umowę z pracownikiem ze skutkiem natychmiastowym gdyż nie dopełniono wymagań prawem przepisanych.
Przedsiębiorca stosujący wszystkie trzy powołane wyżej zasady może być pewny, że w przypadku kontroli z PIP nic mu nie grozi.
Jeżeli jesteś przedsiębiorcą i zatrudniasz lub planujesz zatrudnienie cudzoziemców możemy Ci pomóc. Uzyskiwanie zezwoleń na pracę i audyt posiadanych przez pracowników dokumentów potrafi stanowić nie lada wyzwanie. W ciągu wielu lat naszej aktywności na rynku wsparliśmy już wielu małych, średnich i dużych przedsiębiorców w legalnym zatrudnieniu cudzoziemców. Możemy zapewnić szybkie i skuteczne przygotowanie dokumentów dzięki znajomości specyfiki współpracy z konkretnymi urzędami na terenie całej Polski. Zapewniamy wsparcie na terenie całego kraju. Zapraszamy do współpracy!
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 735 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1614 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1745).
Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 519 z późn. zm.).
