Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy. Nie tylko pomaga w przestrzeganiu przepisów prawa, ale także w zapewnieniu prawidłowego obiegu informacji w firmie. Kiedy do pracy przyjmujemy obcokrajowców, proces ten staje się bardziej złożony, ponieważ wiąże się z koniecznością weryfikacji dodatkowych dokumentów. Dokumentacja pracownicza obcokrajowców wymaga uwagi, a jej prawidłowe prowadzenie jest niezbędne, by uniknąć nieporozumień i ryzyka prawnego. W artykule omówimy kluczowe elementy dokumentacji przy zatrudnianiu cudzoziemców i odpowiemy na pytanie na co należy zwrócić szczególną uwagę.
Popularne przekonanie, że pracodawca odpowiada wyłącznie za legalność pracy cudzoziemca, a konsekwencje nielegalnego pobytu spadają wyłącznie na obcokrajowca, jest błędne. W rzeczywistości obowiązki pracodawcy w zakresie legalności zarówno pobytu, jak i wykonywanej pracy przez cudzoziemca są znacznie szersze. Pracodawca, niezależnie od branży, musi przed dopuszczeniem obcokrajowca do pracy w Polsce zweryfikować dwa kluczowe aspekty: legalność jego pobytu oraz uprawnienia do wykonywania pracy.
Dokumentacja pracownicza w odniesieniu do cudzoziemców z UE/EOG
Najprostsza sytuacja dotyczy obywateli państw Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Norwegia, Islandia, Lichtenstein) oraz Szwajcarii. W przypadku tych osób pracodawca powinien jedynie upewnić się, że przyszły pracownik jest obywatelem jednego z tych krajów, co można łatwo zweryfikować na podstawie paszportu lub innego ważnego dokumentu tożsamości. Dodatkowo, obywatele UE/EOG mają obowiązek zarejestrowania swojego pobytu w Polsce, jeśli ten trwa dłużej niż trzy miesiące. Jednak niedopełnienie tego obowiązku nie skutkuje nielegalnym wykonywaniem pracy ani nie obciąża pracodawcy, a jedynie samego cudzoziemca.
W przypadku obywateli Zjednoczonego Królestwa, ze względu na Brexit, obowiązują inne zasady, które zostaną osobno omówione.
Cudzoziemcy spoza UE/EOG
Zdecydowanie bardziej skomplikowana jest sytuacja cudzoziemców spoza UE/EOG. Złożoność przepisów oraz ich często nieprecyzyjne sformułowanie sprawiają, że wielu pracodawców traktuje tych pracowników jako „problematycznych”. Istnieją jednak trzy kluczowe ustawy, które regulują zasady pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce:
- Ustawa o cudzoziemcach z dnia 12 grudnia 2013 r. (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 35),
- Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z dnia 20 kwietnia 2004 r. (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 1409),
- Ustawa o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom z dnia 15 czerwca 2012 r. (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 769).
Weryfikacja dokumentów cudzoziemca
Zgodnie z ustawą o skutkach powierzenia cudzoziemcom pracy wbrew przepisom, pracodawca ma obowiązek sprawdzenia, czy cudzoziemiec posiada odpowiedni dokument uprawniający go do pobytu w Polsce, zanim podejmie pracę. Dokument ten musi być przechowywany przez cały okres zatrudnienia w aktach osobowych. Pracodawca nie może ograniczyć się jedynie do sprawdzenia prawa cudzoziemca do pracy, ale także musi zadbać o jego legalny pobyt w Polsce.
Przechowywanie dokumentów – akta osobowe
Akta osobowe obcokrajowca różnią się od akt osób zatrudnionych na podstawie umowy z obywatelem Polski. Obejmują dodatkowe dokumenty związane z legalnością pobytu i pracy cudzoziemca na terytorium RP.
Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej obcokrajowca obejmuje przechowywanie wymaganych dokumentów w odpowiedni sposób. W aktach osobowych powinny znaleźć się kopie wszystkich dokumentów związanych z legalnością zatrudnienia i pobytu w Polsce. Dokumentacja ta powinna być przechowywana przez cały okres zatrudnienia, a po jego zakończeniu – przez czas przewidziany przez przepisy prawa pracy.
Podsumowując, dokumentacja pracownicza obcokrajowców wymaga szczególnej uwagi. Oprócz standardowych dokumentów związanych z zatrudnieniem, takich jak umowa o pracę czy kwestionariusz osobowy, konieczne jest zbieranie i przechowywanie dokumentów, które potwierdzają legalność pobytu i pracy cudzoziemca. Tylko w ten sposób pracodawca może mieć pewność, że zatrudnia cudzoziemca zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także uniknąć poważnych konsekwencji prawnych związanych z nielegalnym zatrudnieniem.
Planujesz zatrudnienie obcokrajowca? Zapraszamy do kontaktu, możemy wesprzeć Twoją firmę całościowo w zakresie weryfikacji dokumentacji pracowniczej, ubiegania się m.in. o zezwolenie na pracę, zezwolenie na pobyt czasowy. Wspieramy również w obszarze relokacji w zakresie m.in. poszukiwania mieszkania czy też zapisie dziecka do szkoły.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 735 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 769 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572).
Ustawa o skutkach powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom z dnia 15 czerwca 2012 r. (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 769).
